De vraag is niet alleen welke gegevens nodig zijn, maar ook hoe je ze opvraagt zonder dat gasten afhaken. Qontrato maakt het invullen duidelijk voor de gast en overzichtelijk voor jou.
SES Hospedajes vraagt om meer dan alleen de naam van de hoofdboeker. Het gaat om een combinatie van reizigersgegevens, verblijfgegevens, accommodatiegegevens en contract- of transactiegegevens.
Gastgegevens
Voor gasten kunnen onder andere naam, achternaam, documenttype, documentnummer, nationaliteit, geboortedatum, geslacht, woonadres, telefoonnummer en e-mailadres nodig zijn. Bij minderjarigen kan ook de relatie tot de begeleidende volwassene relevant zijn.
Verblijf en accommodatie
De registratie staat niet los van de boeking. Aankomst, vertrek, adres van de accommodatie, type accommodatie en soms aanvullende woninggegevens moeten aansluiten op de reservering.
Contract en transactie
Ook contract- of boekingsreferentie, datum, handtekeningen en betalingsinformatie kunnen onderdeel zijn van de administratie. Houd daarom een duidelijke boekingsreferentie aan die overal hetzelfde blijft.
Voorkom herstelwerk bij aankomst
Vraag gegevens ruim voor aankomst op. Als je pas op de aankomstdag ziet dat een documentnummer, geboortedatum of minderjarige-relatie ontbreekt, wordt de registratie onnodig kwetsbaar en tijdrovend. Bekijk hoe Qontrato dit organiseert op de pagina over gastenregistratie Spanje en SES Hospedajes.
Maak het makkelijk voor de gast
Vraag in begrijpelijke blokken
Persoonsgegevens, documentgegevens en verblijfgegevens horen niet als één lange lijst op de gast af te komen. Qontrato helpt om de invulstap overzichtelijk te houden.
Voorkom overtypen
Als gasten gegevens via losse e-mails sturen, moet jij ze weer verwerken. Met Qontrato komen gegevens direct bij de juiste reservering terecht.
Zie ontbrekende velden sneller
Ontbreekt een geboortedatum, documentnummer of medereiziger? Dan wil je dat zien voordat de gast aankomt. Dat is precies waar de status per reservering voor bedoeld is.
Verdieping: velden logisch verzamelen
Begin met de hoofdgast
De hoofdgast vormt vaak de sleutel tussen boeking, contract en reisgezelschap. Controleer daarom eerst naam, contactgegevens en boekingsreferentie.
Werk daarna per medereiziger
Vraag per persoon dezelfde kernvelden uit. Zo zie je direct welke reiziger nog geen documentgegevens, geboortedatum of nationaliteit heeft ingevuld.
Controleer verblijf en accommodatie apart
Gastgegevens kunnen correct zijn terwijl de accommodatiecode of verblijfdatum niet klopt. Controleer beide blokken voor verwerking.
Klaar om dit slimmer te regelen?
Met Qontrato hoeft gastenregistratie geen losse klus naast je boekingen te zijn. Je maakt het huurcontract, laat de huurder online tekenen, vraagt gastgegevens op en ziet per reservering wat nog openstaat. Bekijk hoe contracten in Qontrato werken, lees meer over gastenregistratie of vergelijk de pakketten en prijzen.