Heb je een woning in Spanje, dan wil je niet voor elke aankomst opnieuw zoeken naar contracten, gastgegevens en losse formulieren. SES Hospedajes is verplicht, maar het hoeft geen stresspunt te worden. Qontrato helpt je om vanaf de boeking alles op één plek klaar te zetten.
SES Hospedajes is de Spaanse registratieomgeving voor gegevens rond accommodaties, reserveringen en reizigers. Voor verhuurders van toeristische accommodaties is het vooral belangrijk dat de juiste gegevens op tijd compleet zijn en bij de juiste reservering blijven.
Waarom bestaat SES Hospedajes?
Spanje verplicht aanbieders van hospedaje om gegevens te registreren en te communiceren aan de bevoegde autoriteiten. De basis hiervoor staat in Real Decreto 933/2021. Dat besluit gaat niet alleen over hotels, maar ook over toeristische accommodaties en digitale boekingsroutes.
Welke gegevens spelen een rol?
Het gaat om meer dan de naam van de hoofdboeker. Denk aan accommodatiegegevens, reserveringsgegevens, verblijfdata, gegevens van reizigers en informatie die bij contract of transactie hoort. Lees ook het overzicht van gegevens die voor SES Hospedajes nodig kunnen zijn.
Waarom dit snel rommelig wordt
Boekingen komen vaak binnen via Airbnb, Booking, Lodgify, Lodgepilot, een eigen website of een beheerder. Als contracten, gastgegevens en reserveringsgegevens daarna los van elkaar worden bijgehouden, ontstaan fouten en ontbrekende velden.
Hoe Qontrato hierbij helpt
Qontrato vervangt je boekingsplatform niet. Het helpt juist na de boeking: huurcontract opstellen, online laten ondertekenen, gastgegevens verzamelen en gegevens voor SES Hospedajes gekoppeld houden aan dezelfde reservering.
Wat jij hier praktisch aan hebt
Minder achter gasten aan
Je ziet per reservering of het contract is getekend en of alle gasten hun gegevens hebben ingevuld. Daardoor hoef je niet op de aankomstdag nog door je mailbox te zoeken of gasten handmatig na te bellen.
Alles blijft bij dezelfde boeking
Het getekende huurcontract, de hoofdhuurder, medereizigers en gegevens voor gastenregistratie blijven bij elkaar. Dat maakt je administratie rustiger, vooral als je via meerdere kanalen verhuurt.
Professioneler richting je gast
Gasten krijgen een duidelijke link en weten wat er nog nodig is. Jij komt professioneler over en houdt zelf overzicht zonder extra spreadsheets.
Verdieping: zo herken je een compleet Hospedajes-dossier
1. De accommodatie is eenduidig
Gebruik per woning één vaste naam, één adres en één accommodatiecode. Dat voorkomt dat dezelfde villa in verschillende systemen anders heet en later aan de verkeerde reservering wordt gekoppeld.
2. De reservering heeft één referentie
Bewaar externe referenties van Airbnb, Booking of je boekingssysteem, maar werk intern met één dossiernummer. Dat dossiernummer verbindt contract, gastgegevens, status en eventuele foutmeldingen.
3. De gastgegevens zijn per persoon compleet
Controleer niet alleen de hoofdgast. Bij gezinnen, vriendengroepen en zakelijke verblijven moeten medereizigers apart zichtbaar zijn, inclusief ontbrekende document- of contactvelden.
Klaar om dit slimmer te regelen?
Met Qontrato hoeft gastenregistratie geen losse klus naast je boekingen te zijn. Je maakt het huurcontract, laat de huurder online tekenen, vraagt gastgegevens op en ziet per reservering wat nog openstaat. Bekijk hoe contracten in Qontrato werken, lees meer over gastenregistratie of vergelijk de pakketten en prijzen.